KSeF w 2026 roku — checklista dla JDG i spółek z o.o.
Stan na 28 lipca 2026 r.
KSeF działa już obowiązkowo dla większości przedsiębiorców. Sam dostęp do systemu nie wystarczy — JDG i spółka z o.o. powinny ustalić z księgowym, kto wystawia faktury, kto pobiera dokumenty zakupowe i jak postępować podczas awarii.
Kogo obejmuje KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur został wprowadzony etapami:
• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników objętych obowiązkiem.
Do końca 2026 r. działa ułatwienie dla najmniejszych podatników. Jeżeli miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami podlegającymi KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto, faktury mogą być wystawiane poza systemem. Po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje od faktury, która przekroczyła 10 000 zł, i nie można wrócić do poprzednich zasad w kolejnych miesiącach.
Odbieranie faktur w KSeF jest, z ustawowymi wyjątkami, obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. Dlatego faktura zakupowa może znajdować się w systemie, nawet jeśli kontrahent nie przesłał pliku PDF.
- Ustal, kto wystawia faktury
Firma powinna wskazać osobę odpowiedzialną za przygotowanie, zatwierdzenie i wysłanie faktury do KSeF. Trzeba też ustalić, kto poprawia odrzucone dokumenty i wystawia korekty.
Korzystanie z biura rachunkowego nie oznacza automatycznie, że biuro będzie wystawiało faktury sprzedażowe klienta. Zakres trzeba uzgodnić przed rozpoczęciem współpracy.
- Sprawdź dostęp i uprawnienia
JDG może uwierzytelnić się między innymi profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Jeżeli spółka nie ma pieczęci kwalifikowanej, do wskazania pierwszej osoby uprawnionej może być potrzebne zawiadomienie ZAW-FA.
Biuro rachunkowe otrzyma dostęp dopiero po nadaniu właściwych uprawnień. Warto nadać tylko taki zakres, jaki jest potrzebny do umówionych czynności.
- Ustal obieg faktur zakupowych
KSeF pozwala pobierać faktury zakupowe, ale nie informuje księgowego o celu wydatku ani o tym, czy zakup rzeczywiście dotyczy działalności.
Przedsiębiorca i księgowy powinni ustalić:
• kto weryfikuje faktury i terminy płatności;
• jak opisywany jest cel wydatku;
• jak przekazywane są informacje potrzebne do rozliczenia;
• co zrobić z dokumentami, które nie trafiają do KSeF.
- Pamiętaj o dokumentach poza KSeF
Do KSeF nie przesyła się między innymi faktur proforma, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych i not obciążeniowych. Odrębnych zasad mogą wymagać również transakcje zagraniczne i sprzedaż na rzecz konsumentów.
Dlatego nadal potrzebny jest bezpieczny kanał przekazywania pozostałych dokumentów księgowych.
- Przygotuj procedurę na awarię
Firma powinna wiedzieć:
• z jakiego programu korzysta;
• kto decyduje o zastosowaniu trybu offline;
• kiedy fakturę należy przesłać do KSeF;
• jak przekazać dokument nabywcy;
• kto sprawdza, czy faktura otrzymała numer KSeF.
Checklista dla przedsiębiorcy
- Czy wiesz, od kiedy musisz wystawiać faktury w KSeF?
- Czy masz działający sposób logowania?
- Czy księgowy otrzymał odpowiednie uprawnienia?
- Czy ustaliliście, kto wystawia faktury sprzedażowe?
- Czy wiesz, jak sprawdzać faktury zakupowe i terminy płatności?
- Czy masz sposób przekazywania dokumentów spoza KSeF?
- Czy firma ma procedurę na awarię lub pracę offline?
Dobrze opisany proces jest ważniejszy niż samo uruchomienie dostępu do systemu. Najlepiej ustalić go z księgowym przed pojawieniem się pierwszej faktury wymagającej pilnej korekty.
Prowadzisz JDG albo spółkę z o.o. i szukasz zdalnej obsługi księgowej? Sprawdź cennik Fin-Craft lub opisz swoją działalność w formularzu kontaktowym. Potwierdzę możliwość obsługi, zakres współpracy i miesięczną cenę.
Źródła:
Ministerstwo Finansów — zakres obowiązkowego KSeF:
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/
Ministerstwo Finansów — limit 10 000 zł i II etap:
https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur/
Ministerstwo Finansów — dostęp dla JDG i MŚP:
https://ksef.podatki.gov.pl/krok-po-kroku-jdg-i-msp/